Улей: Управление ресурсами сотрудников

Для кого

Вы не знаете, когда и кто у вас освободится, чтобы взять новую задачу и, как следствие, вы не можете ответить на вопрос, когда она будет сделана. А если это не задача, а проект с сотней задач? А если у вас проектная деятельность, и в работе десятки проектов? А если под проект команда не выделяется, и вы делите людей между проектами?

Если на любой из заданных вопросов выше вы видите свою ситуацию, то наше решение для вас.


Как решаем проблему

Во-первых, нужно научиться планировать и распределять нагрузку на людей и привить себе эту привычку. Себе - это значит всей компании, всем, кто использует человеческий ресурс, который можно измерить в часах. Т.е. sales-менеджерам это не нужно, а вот многим другим - да.

Во-вторых, нужен инструмент для планирования ресурсов сотрудников. Здесь мы говорим про платформу Битрикс24 и задачи с выделенными часами плановыми датами их начала и окончания. В Битрикс24 есть такой инструмент как “Занятость по задачам”, который может показать сколько задач сейчас на исполнителе, но не отвечает на вопрос “А можно ли еще ему поставить задачу и так, чтобы понять, в какие сроки он её сможет выполнить, и не помешает ли это выполнению в срок других задач”.

Чтобы иметь возможность отвечать на такие вопросы, чтобы видеть нагрузку на сотрудниках и управлять ею, нужен этот модуль “Управление ресурсами сотрудников”.



Модуль показывает:

• Сколько всего незакрытых задач на сотруднике на текущий момент и на какое время в сумме;
  
• Сколько из них ваших, как постановщика, и какие конкретно;
  
• Сколько на сотруднике незакрытых задач без выделенного времени (т.е. ресурс на задачу не выделен, при этом он может тратить на них свой ресурс, что мешает планированию и такие задачи должны быть скорректированы);
  
• Сколько из них ваших, как постановщика, и какие конкретно;
  
• Сколько не закрытых задач на сотруднике с истекшей плановой датой завершения ;
  
• Сколько из них ваших, как постановщика, и какие конкретно;
  
• Сколько задач находится на модерации;
  
• Сколько из них ваших, как постановщика, и какие конкретно;
  
• Превышение нагрузки на сотрудника цветовой индикацией в соответствующие дни.
  

Модуль учитывает:

• Общие праздники и выходные, и не распределяет на них нагрузку;
  
• Длительность рабочего дня, чтобы опираться на неё при определении цветовой индикации;
  
• Что некоторые сотрудники могут работать неполный день, например 4 часа вместо 8 и в соответствии с этим показывать цветовую индикацию по ним;
  
• Что неполная плановая загрузка, например 5 часов вместо 8 - это тоже нормально, значит есть “люфты” для срочных внеплановых задач, и запас на случай нехватки запланированного времени при приемке задач, когда выявляются существенные правки.
  

Модуль может:

Заставить всех в Битрикс24 ставить задачи правильно, это когда выделяется время, и ставятся и плановые даты начала и окончания (просто иначе задачу будет не создать).

Модуль не может:

Заставить постановщиков задач следить за поставленными задачами, их сроками, выделенным временем. Для этого нужно прививать культуру и использовать методику, описанную ниже.



Методика использования

1. Сначала нужно привести в порядок те задачи, которые уже стоят на исполнителях. Об этом следующий раздел.

2. Каждый постановщик задач должен ежедневно утром заходить на публичную страницу этого модуля, проверять что с его задачами и корректировать их при необходимости.

a. Необходимость №1: Истекло выделенное время на задачу (возможно, что еще не истекло, но уже понятно что его не хватит).

b. Необходимость №2: Истекла дата планового завершения (возможно, что еще не истекло, но уже понятно что его не хватит).

• Если при этом задача находится на модерации, то нужно произвести её приемку, и по результатам приемки либо закрывать её, либо двигать плановый срок завершения, описывая правки в комментарии к задаче.
  
• Разбираемся в причинах и либо увеличиваем срок, с соразмерным увеличением выделенного времени (сохранение %-го соотношения задач по нагрузке), либо закрываем текущую задачу и создаем новую, связанную с текущей, выделяя новое время и сроки.
  

c. Необходимость №3: Превышение фактического времени выполнения (затреканного) сверх запланированного.

• Разбираемся в причинах, выясняем сколько потребуется еще времени и либо добавляем время в текущую задачу, либо закрываем её и ставим новую, связанную с текущей, выделяя новое время и сроки.
  

d. Необходимость №4: Превышение (значительное превышение) плановой загрузки у сотрудника, которое может быть вызвано тем, что были сдвинуты другие задачи. Это может сказаться на ряде задач, которые параллельно сейчас лежат на сотруднике и на те, которые должны начаться в ближайшее время.

• Либо оставляем свои задачи на текущем исполнителе, но двигаем их дальше, так чтобы плановая нагрузка нормализовалась.
  
• Либо рассматриваем передачу задач на другого исполнителя.
  

Как начать

Когда вы поставите себе этот модуль, то скорее всего увидите картину, что никто ничем не занят, нагрузки нет. Это конечно неправда, но чтобы видеть правдивую картину нужно привести в порядок текущие задачи, которые стоят на исполнителях и начать правильно их ставить и вести их.


Как привести в порядок ваши задачи:

1. Сначала нужно разобраться с задачами, которые находятся на модерации.

a. Если они давнишние и неактуальные, то просто закрываем с соответствующим финальным комментарием.

b. Если они актуальные, то производим оценку/проверку результата выполнения и:

• Если проверка пройдена, то закрываем задачу с соответствующим финальным комментарием.
  
• Если проверка не пройдена, выявлены недочеты, нужны исправления, то закрываем эту задачу и ставим связанную с ней задачу, на которую выделяем часы и плановые сроки начала и завершения. В старой задаче это не делаем, иначе не уйдем от той проблемы, в которой находимся.
  

2. Дальше нужно разобраться с задачами, в которых истёк срок планового завершения и/или выделенные часы на их решение.

a. См. п. 2.b.


3. Дальше разбираемся с задачами без выделенного времени и/или сроками планового окончания.

a. Пересматриваем их, оцениваем, выделяем время на них, корректируем сроки смотря на нагрузку используя этот же модуль.


4. Если всё равно у вас получилась картина, что ваши исполнители сильно недозагружены, и это неправда, то ваши текущие задачи недооценены (мало заложено времени на них), и/или ваши исполнители выполняют какие-то обязанности без задач, поставленных в Битркис24.

a. Добавляем время в недооцененные задачи. При этом исполнители должны отмечать всё свое время в задачах, иначе сложно будет понять на сколько они недооценены.

b. Вводим жесткое правило “Если задача не стоит в Битрикс24, то её не делаем”.